Đơn hàng ghi trong sổ tay, nhắn qua Zalo, nhớ trong đầu. Đến khi khách gọi hỏi “hàng của anh tới đâu rồi?”, phải đi hỏi một vòng xưởng mới trả lời được. Bài này hướng dẫn dựng một bảng quản lý đơn hàng bằng Google Sheets: miễn phí, xem được trên điện thoại, cả xưởng dùng chung, không cần cài phần mềm.
| Mã đơn | Khách hàng | Chi tiết | Vật liệu | SL | Trạng thái | Còn (ngày) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DH001 | Công ty A | Bích gá | Nhôm 6061 | 20 | Đang gia công ▾ | 5 |
| DH002 | Công ty B | Trục dẫn | Thép S45C | 8 | Kiểm tra ▾ | 1 |
| DH003 | Công ty C | Nắp hộp | Inox 304 | 50 | Đang gia công ▾ | -2 |
| DH004 | Công ty A | Tấm đế | Nhôm 5052 | 10 | Đã giao ▾ |
Vì sao chọn Google Sheets?
- Miễn phí, chỉ cần một tài khoản Gmail.
- Dùng chung theo thời gian thực: người cập nhật trạng thái ở xưởng, người khác xem ngay ở văn phòng.
- Có ứng dụng trên điện thoại, tra cứu đơn khi đang gặp khách.
- Đủ mạnh cho xưởng nhỏ: lọc, tô màu tự động, tính tổng, cảnh báo trễ hạn.
Khi số đơn đã lên vài nghìn hoặc cần quản lý cả kho, nhân công, giá thành, lúc đó mới nên tính đến phần mềm chuyên dụng. Với xưởng dưới 20 người, một bảng tính làm tốt là đủ dùng rất lâu.
Bước 1: Tạo bảng và các cột
Vào sheets.google.com, tạo bảng tính mới, đặt tên trang tính là Đơn hàng. Dòng 1 là tiêu đề, gợi ý 12 cột:
| Cột | Tiêu đề | Cách nhập |
|---|---|---|
| A | Mã đơn | Tự đặt, ví dụ DH001 |
| B | Ngày nhận | Ngày khách chốt đơn |
| C | Khách hàng | Tên công ty / người liên hệ |
| D | Chi tiết | Tên chi tiết, số bản vẽ |
| E | Vật liệu | Nhôm 6061, S45C, Inox 304… |
| F | Số lượng | Số |
| G | Đơn giá | Số |
| H | Thành tiền | Công thức tự tính |
| I | Ngày giao | Ngày hẹn giao khách |
| J | Còn (ngày) | Công thức tự tính |
| K | Trạng thái | Chọn từ danh sách thả xuống |
| L | Ghi chú | Yêu cầu đặc biệt, người phụ trách… |
Chọn dòng 1, vào Xem → Cố định → 1 hàng để tiêu đề luôn hiện khi cuộn xuống.
Bước 2: Công thức tự tính
Nhập công thức vào dòng 2, sau đó kéo xuống các dòng bên dưới.
Cột J cho ra số ngày còn lại: số âm nghĩa là đã trễ hạn. Nếu cột J hiện ra dạng ngày tháng, chọn cột J rồi vào Định dạng → Số → Số.
; để ngăn cách trong công thức. Nếu bảng của bạn báo lỗi, hãy đổi tất cả dấu ; thành dấu ,.Bước 3: Danh sách thả xuống cho trạng thái
- Chọn cột K từ ô K2 trở xuống.
- Vào Dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Thêm quy tắc.
- Ở mục Tiêu chí, chọn Menu thả xuống, nhập lần lượt: Báo giá, Chốt đơn, Đang gia công, Kiểm tra, Đã giao, Hủy.
- Có thể chọn màu cho từng trạng thái ngay tại đây, rồi bấm Xong.
Từ giờ ai cập nhật đơn cũng chỉ việc bấm chọn, không gõ sai chính tả, và các công thức đếm, lọc ở dưới luôn chạy đúng.
Bước 4: Tô màu tự động đơn trễ hạn
Chọn vùng A2:L, vào Định dạng → Định dạng có điều kiện, ở mục “Định dạng ô nếu” chọn Công thức tùy chỉnh là, rồi thêm lần lượt 3 quy tắc:
| Quy tắc | Công thức | Màu gợi ý |
|---|---|---|
| Trễ hạn | =AND($J2<>"";$J2<0) | Nền đỏ nhạt |
| Sắp đến hạn (0–2 ngày) | =AND($J2<>"";$J2>=0;$J2<=2) | Nền vàng nhạt |
| Đã giao | =$K2="Đã giao" | Nền xanh nhạt, chữ xám |
Mở bảng ra mỗi sáng, chỉ cần nhìn màu là biết đơn nào phải ưu tiên hôm nay.
Bước 5: Trang tổng quan
Thêm một trang tính thứ hai tên Tổng quan, nhập các công thức sau để xem nhanh tình hình xưởng:
Công thức doanh thu tính theo ngày giao trong tháng hiện tại. Nếu muốn tính theo ngày nhận đơn, đổi các chữ I:I thành B:B.
Bước 6: Chia sẻ cho cả xưởng
- Bấm nút Chia sẻ góc trên bên phải, thêm email từng người.
- Người cần cập nhật trạng thái: quyền Người chỉnh sửa. Người chỉ cần xem: quyền Người xem.
- Khóa các cột công thức để không ai xóa nhầm: chọn cột H và J, vào Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô, chỉ cho phép bạn chỉnh sửa.
- Cài ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại để cập nhật ngay tại máy.
Nhờ AI viết thêm công thức
Khi cần một công thức mới mà không biết viết, hãy mô tả bảng cho AI và hỏi thẳng. Ví dụ:
Tóm lại
Chỉ với 6 bước và khoảng một buổi chiều, xưởng đã có hệ thống theo dõi đơn hàng: ai cũng xem được, tự cảnh báo trễ hạn, tự tính doanh thu. Không tốn đồng nào, và quan trọng nhất là không còn phải đi hỏi một vòng xưởng mỗi khi khách gọi.
Xem thêm: Dùng AI viết báo giá gia công trong 5 phút · Bộ 20 câu lệnh AI cho xưởng cơ khí
Để lại một bình luận