Khách gửi bản vẽ hỏi giá. Bạn biết giá trong đầu, nhưng ngồi soạn bảng báo giá, viết email cho chỉn chu thì mất cả buổi. Đến lúc gửi đi, khách đã nhận báo giá của xưởng khác. Bài này hướng dẫn cách dùng AI để phần soạn văn bản chỉ còn vài phút, còn bạn tập trung vào việc quan trọng nhất: tính giá cho đúng.
Nguyên tắc: AI soạn, bạn định giá
Trước khi bắt đầu, cần rõ một điều: AI không biết giá gia công của xưởng bạn. Nó không biết máy bạn chạy nhanh hay chậm, giờ công bao nhiêu, mua phôi ở đâu. Nếu bạn nhờ AI “báo giá giúp”, con số nó đưa ra chỉ là đoán.
Việc AI làm tốt là phần trình bày: bảng báo giá rõ ràng, điều khoản đầy đủ, email lịch sự và thuyết phục. Phần đó chiếm nhiều thời gian nhưng lại lặp đi lặp lại, rất hợp để giao cho AI.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
Gom các thông tin sau vào một chỗ (ghi chú điện thoại hoặc file Word là đủ):
- Tên khách hàng, người liên hệ
- Danh sách chi tiết: tên, vật liệu, số lượng
- Yêu cầu đặc biệt: dung sai, xử lý bề mặt, nhiệt luyện
- Đơn giá từng chi tiết (bạn tự tính)
- Thời gian giao hàng, hình thức thanh toán, thời hạn hiệu lực báo giá
Bước 2: Cho AI tạo bảng báo giá
Kết quả bạn nhận được sẽ có dạng như sau:
| STT | Chi tiết | Vật liệu | SL | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Tên chi tiết A] | [Vật liệu] | [SL] | [Đơn giá] | [Thành tiền] |
| 2 | [Tên chi tiết B] | [Vật liệu] | [SL] | [Đơn giá] | [Thành tiền] |
| Tổng cộng (chưa VAT) | [Tổng] |
Bước 3: Cho AI viết email gửi kèm
Bước 4: Rà soát trước khi gửi
Đây là bước không được bỏ qua. Đọc lại một lượt và kiểm tra:
- Tên khách, tên công ty viết đúng chưa
- Đơn giá, số lượng, tổng tiền khớp chưa
- Thời gian giao hàng có làm kịp không
- Có câu nào AI tự thêm mà xưởng không cam kết được không (ví dụ “bảo hành trọn đời”)
Bước 5: Khi khách hỏi lại hoặc trả giá
AI cũng giúp được khi khách phản hồi. Dán email của khách vào và nhờ AI gợi ý cách trả lời.
Mẹo để lần sau còn nhanh hơn
- Lưu các câu lệnh trên thành mẫu trong ghi chú điện thoại. Lần sau chỉ cần thay thông tin trong ngoặc vuông.
- Dùng chung một cuộc trò chuyện cho các báo giá cùng một khách, AI sẽ nhớ bối cảnh.
- Không đưa cho AI giá vốn, bảng giá nội bộ hay thông tin nhạy cảm của khách hàng.
Tóm lại
AI không thay bạn tính giá, nhưng thay bạn làm phần việc tốn thời gian nhất: trình bày và viết lách. Khi đã có sẵn mẫu câu lệnh, việc từ lúc có giá đến lúc gửi được báo giá chỉ còn vài phút. Với xưởng nhỏ, báo giá nhanh là một lợi thế cạnh tranh.
Bạn muốn có sẵn nhiều câu lệnh như thế này? Xem bộ 20 câu lệnh AI dành cho xưởng cơ khí, miễn phí.
Để lại một bình luận